IT support of procurement: measuring efficiency of different ERP components by empirical process analysis


Type Research Project

Duration Nov. 1, 2005 - March 31, 2006

  • Information Technology in Business AE (Former organization)
  • Wirtschaftsinformatik und Neue Medien (Neumann) AE (Former organization)

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  • Madlberger, Maria (Details) Project Head
 

Abstract (German)

Die Studie wird in Zusammenarbeit mit einem österreichischen Unternehmen durchgeführt. Gegenstand des Projektes ist eine Evaluation der Kosten- und Nutzenpotentiale verschiedener elektronischer und nicht-elektronischer Kommunikationsmedien für den zwischenbetrieblichen Informationsaustausch. Hierbei werden Prozesse des Bestellwesens in zwei operativen Tätigkeitsfeldern untersucht: Warendisposition und Rechnungsprüfung. Beide Prozesse setzen einen zwischenbetrieblichen Informationsfluss, aber auch eine Anbindung an das innerbetriebliche ERP-System voraus. In der Analyse werden elektronische und nicht-elektronische Kommunikationsmedien sowie unterschiedliche ERP-Komponenten, die verschiedene Prozesse auslösen, miteinander verglichen.
Um den Einfluss der Informationstechnik auf operative Erfolgsgrößen zu messen, werden mehrere Zielvariable definiert, die im Rahmen der empirischen Studie erhoben werden sollen. Dazu zählen zeitliche Dauer der Warendisposition und der Rechnungsprüfung, Ablauf von Einzelaktivitäten, Interaktionen zwischen Mitarbeitern und Informationssystemen bzw. Informationssystemen untereinander sowie fehlerhafte Prozesse. Auf Basis des Prozesskostenrechnungs-Ansatzes können durch eine Erhebung der Prozesse die Kosten der unterschiedlichen Informationstechnologien ermittelt werden. Die Datenerfassung findet durch eine empirische Erhebung der obengenannten Zielvariablen und der beteiligten Informationstechnologien statt. Diese Erhebung erfolgt einerseits durch eine Prozessanalyse in Zusammenarbeit mit dem kooperierenden Unternehmen, andererseits finden Vorort-Erhebungen im Betrieb statt.


Abstract (English)

According to previous findings, IT application contributes to efficiency increases in various ways. Especially highly repetitive activities, like logistics and distribution processes show a high potential of performance improvements due to information systems usage.
The study is carried out in cooperation with an Austrian company. The project objective is an evaluation of cost and benefit potentials of different electronic and non-electronic communication media for the inter-organizational information exchange. The project is focused to two areas of procurement: ordering and invoice verification. Both processes require an inter-organizational information flow as well as integration with an internal ERP system. In the analysis, electronic and non-electronic communication media as well as different applied ERP components of a cooperating firm are evaluated.
In order to measure the effect of IT on operative performance figures, several target variables are defined that are identified in the course of the empirical study. Among those variables are duration of order processes and invoice verification, interactions between employees and information systems as well as between parts of IS, and error occurance. Based on the approach of activity-based costing, the results of the process analysis can be applied for measuring the related costs of the different processes. Data collection takes place by means of an empirical analysis of the above-mentioned target variables and the respective applied information systems. From a methodological point of view, data is gathered on the one hand by analysis of processes within the cooperating firm, on the other hand by observations within the firm's distribution centers.

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